內部控制制度實務之探討(一)

內部控制制度的建立本質上應該超越現有公司制度,藉由具經營效率的控制制度來改善公司現有制度的低效率;換句話說,即大幅改善公司的經營結構,例如ERP(企業資源規劃)系統導入、資料庫建立等電腦資源系統的導入,皆需內部控制制度的規劃與建立,將科技導入以降低人為帳務的錯誤,並提升作業人員的效率;又如ABC成本系統的建立取代實際成本制度或標準成本制度,建立更有效成本分析制度;近年科技系統大幅躍進,從網路、手機、VR、工業4.0等時代來臨,內部控制制度必需大幅更新,從過去只重視人力弊端至現今科技風險控管之重要性,以降低專業的科技風險損失。

上述這些都需要專業的內部控制制度的建立,不該是要求公司人員只建立一套現有的控制制度,而是應該請外部專家,如會計師或企管顧問等,對企業進行診斷,針對公司現有管理軟硬體之不足,提出提升效率、降低錯誤的改善控制流程,建立一套讓公司能應用現有科技電腦工具,在適度風險控管下,提升效率之控制制度的建立。目標不只是制度建立,而是對公司作企業診斷,提出對組織及作業效率提升的內部控制制度,同時達到企業結構升級的目的。這也是內部控制的首要目標,就是達成營運與財務績效目標,及維護資產安全。

再者,實務上內部控制制度是公司經營的基本架構,其包含的九大交易循環等。內容如下:營運循環類型之控制作業(八大循環) (『公開發行公司建立內部控制制度處理準則』第 7條)、電腦化控制作業及一般作業控制:

一、銷售及收款循環:包括訂單處理、授信管理、運送貨品或提供勞務、開立銷貨發票、開出帳單、記錄收入及應收帳款、銷貨折讓及銷貨退回、客訴、產品銷毀、執行與記錄票據收受及現金收入等之政策及程序。

二、採購及付款循環:包括供應商管理、代工廠商管理、請購、比議價、發包、進貨或採購原料、物料、資產和勞務、處理採購單、經收貨品、檢驗品質、填寫驗收報告書或處理退貨、記錄供應商負債、核准付款、進貨折讓、執行與記錄票據交付及現金付款等之政策及程序。

三、生產循環:包括環境安全管理、職業安全衛生管理、擬訂生產計畫、開立用料清單、儲存材料、領料、投入生產、製程安全控管、製成品品質管制、下腳及廢棄物管理、產品成分標示、計算存貨生產成本、計算銷貨成本等之政策及程序。

四、薪工循環:包括僱用、職務輪調、請假、排班、加班、辭退、訓練、退休、決定薪資率、計時、計算薪津總額、計算薪資稅及各項代扣款、設置薪資紀錄、支付薪資、考勤及考核等之政策及程序。

五、融資循環:包括借款、保證、承兌、租賃、發行公司債及其他有價證券等資金融通事項之授權、執行與記錄等之政策及程序。

六、不動產、廠房及設備循環:包括不動產、廠房及設備之取得、處分、維護、保管與記錄等之政策及程序。

七、投資循環:包括有價證券、投資性不動產、衍生性商品及其他投資之決策、買賣、保管與記錄等之政策及程序。

八、研發循環:包括對基礎研究、產品設計、技術研發、產品試作與測試、研發記錄與文件保管、智慧財產權之取得、維護及運用等之政策及程序。

九、電腦化資訊系統處理控制作業(第 9條)

1.資訊處理部門之功能及職責劃分。2.系統開發及程式修改之控制。3.編製系統文書之控制。4.程式及資料之存取控制。5.資料輸出入之控制。6.資料處理之控制。7.檔案及設備之安全控制。8.硬體及系統軟體之購置、使用及維護之控制。9.系統復原計畫制度及測試程序之控制。10.資通安全檢查之控制。11.向本會指定網站進行公開資訊申報相關作業之控制。

十、作業之控制(第 8條)

1. 印鑑使用之管理。2.票據領用之管理。3.預算之管理。4.財產之管理。5.背書保證之管理。6.負債承諾及或有事項之管理。7.職務授權及代理人制度之執行。8.資金貸與他人之管理。9.財務及非財務資訊之管理。10.關係人交易之管理。11.財務報表編製流程之管理,包括適用國際財務報導準則之管理、會計專業判斷程序、會計政策與估計變動之流程等。12.對子公司之監督與管理。13.董事會議事運作之管理。14.股務作業之管理。15.個人資料保護之管理。

公開發行公司設置審計委員會者,其內部控制制度,應包括審計委員會議事運作之管理。股票已上市或在證券商營業處所買賣之公司,其內部控制制度,尚應包括對下列作業之控制:

1.薪資報酬委員會運作之管理。2防範內線交易之管理。

這些控制作業必需架構許多基本作業流程及程序,包含過程中的核准權限及表單,然後在這基本架構下執行每個控制點之細節,形成相關的作業辦法及SOP,才是公司提升效率及避免錯誤,保護資產安全的基本要素。實務上,很多管理都是內部控制制度的延伸及應用,例如ISO品質管理系統的流程、表單及作業手冊等;BSC平衡計分卡四面向之一的內部控制與流程;TQM全面品質管理之流程確認無誤及流程改善。

例如銷售循環中客戶的授信管理,控制點在是否建立授信政策,並依據授信政策執行;然而改授信政策便可形成授信政策作業辦法,包括區分國內及國外客戶授信政策、徵信評估、客戶風險等級及付款條件等細節作業辦法,其相關表單及電腦操作,則歸屬於實務作業執行之SOP(標準作業程序)。實務上,內部控制制度與作業辦法同時呼應產生,衍生的實際細節之分工及事務的操作作業之SOP則跟隨於後,這些皆是公司經營中的無形智慧財產權(無法設定專利,卻屬公司經營不可或缺的財產),等於是無形資產一部份,也是公司價值的一部份,在財務報表價值中不會呈現的部分之一。

#內控制度

Featured Posts